Assistant(e) ADM & FIN
Duties and Responsibilities
Sous la supervision générale du chef de bureau, l’assistant/e administratif/ve et financier/e fournit un soutien aux équipes du projet ONU-Habitat pour atteindre les résultats escomptés, dans les délais, dans les limites des ressources disponibles et avec les normes de qualité requises.
Le/la titulaire de ce poste sera responsable des tâches suivantes :
ADMINISTRATION/APPROVISIONNEMENT/LOGISTIQUE
Préparer et gérer des lettres, des réunions et des rendez-vous,
Aider à l’élaboration de plans de travail annuels;
Tenir à jour les bases de données et les systèmes d’information nécessaires pour faciliter la préparation des budgets, des rapports financiers, des inventaires et développer le système d’information existant pour traiter les variables qui se produisent dans les opérations courantes du programme.
Appuyer la gestion des fournitures pour le matériel et les fournitures de bureau, la location de bureaux, le paiement des frais de services publics, du matériel et des véhicules conformément aux règles et règlements des Nations Unies en matière d’approvisionnement.
Participer au comité d’évaluation des soumissions pour s’assurer que la sélection de l’entrepreneur a été faite conformément aux règles et règlements d’approvisionnement.
Coordonner les questions logistiques telles que les actifs du programme, l’entretien des immeubles de bureaux, le mobilier et les fournitures, les services de transport, y compris le calendrier d’utilisation des véhicules, les rapports d’examen de la consommation d’essence, le kilométrage, les dossiers d’heures supplémentaires des conducteurs et les services d’entretien.
Superviser et soutenir les aspects logistiques et d’approvisionnement pour l’organisation d’ateliers et d’événements.
Coordonner et assurer le suivi avec les responsables des actifs en ce qui concerne l’inventaire physique annuel, la réparation des rapports, y compris l’analyse des coûts, et recommander le remplacement ou l’élimination de l’équipement et des fournitures.
Aider à la préparation de rapports mensuels, trimestriels et ad hoc pour refléter les progrès et les réalisations du Programme ONU-Habitat pour le Maroc au Bureau régional (ROAS) et à l’équipe de pays des Nations Unies.
Appuyer dans tous les volets liés à la communication ;
Créer et maintenir l’archivage électronique de tous les documents, présentations, etc. de l’Unité de soutien aux programmes.
Assurer la gestion de la sécurité avec le département UNDSS au Maroc.
RESSOURCES HUMAINES
Veiller au respect des procédures de l’ONU pour le recrutement et la prolongation des contrats du personnel national, des consultants nationaux et internationaux dans le cadre de divers types de contrats, y compris la préparation des mandats, le type de contrat, la classification du poste et le calcul de la rémunération conformément aux échelles salariales de l’ONU.
Aider à la mise en place et à la maintenance d’un système de gestion du personnel, vérifier tous les accords contractuels proposés en veillant à ce que les procédures administratives et les lignes directrices pour l’émission des contrats soient suivies. Tenir des registres de tous les accords contractuels et contrats émis pour surveiller la durée et les renouvellements et / ou résiliations requis.
Suivre l’annonce des postes vacants, la vérification et la vérification (pour l’exhaustivité) de tous les documents de recrutement nationaux et internationaux.
Assurer la liaison avec le PNUD et surveiller les contrats de tout le personnel local et veiller à ce que des mesures appropriées et opportunes soient prises pour le recrutement et le renouvellement des contrats, les salaires mensuels, les promotions, les augmentations de grade et les évaluations des résultats, les heures supplémentaires des chauffeurs, la délivrance des besoins du PNUD et d’autres ressources humaines pour le personnel.
Fournir de l’information, des conseils et des options au PMO pour régler les problèmes de ressources humaines rencontrés lors de la mise en œuvre du programme.
Traiter les obligations financières pour les prolongations de contrat de personnel et les recrutements à l’UMOJA et assurer la liaison avec le siège en conséquence pour émettre des contrats.
BUDGET ET FINANCE
Assister le chef de bureau dans la supervision de la situation financière des projets.
Participer à la préparation du budget-programme, aux révisions budgétaires et aux transactions financières de l’UMOJA. Préparer des engagements périodiques et des rapports de décaissement.
Examiner les rapports mensuels de l’ONUN sur les rapports? sur les paiements du PNUD pour vérifier leur exactitude par rapport au montant et au nombre de transactions financières.
Vérifier l’exactitude et traiter les paiements liés aux factures du PNUD. Et tenir des registres à cet égard.
Créez les nouveaux projets et sous-projets dans UMOJA.
Surveiller l’utilisation de la caisse enregistreuse conformément aux règles et règlements appliqués et s’assurer que les notes de frais sont exactes et soumises en temps opportun pour le réapprovisionnement.
Si nécessaire, préparer les demandes de financement du PNUD.
S’acquitter de toute autre tâche connexe requise dans le cadre de l’expertise du titulaire.
Competencies
Compétences fonctionnelles :
Connaissance du poste/expertise technique
Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, méthodes de travail et procédures clés liés au poste. Avoir une connaissance de base des politiques et des procédures organisationnelles liées au poste et les appliquer de manière cohérente dans les tâches de travail. Démontrer une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’appliquer dans les affectations de travail.
Niveau 1.2 : Collecte de données, conception et mise en œuvre de systèmes de gestion. Utilisation des informations/bases de données/autres systèmes de gestion. Orientation client
Niveau 1.3 : Maintien des relations efficaces avec les clients qui relèvent des clients internes et externes de manière opportune et appropriée. Organiser et hiérarchiser le calendrier de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients. Répondre rapidement aux besoins des clients.
Compétences de base :
Démontrer/protéger l’éthique et l’intégrité. Démontrer des connaissances en gestion. Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe.
Required Skills And Experience
Diplôme universitaire d’au moins BAC + 4 avec de préférence une formation en économie ou en gestion.
Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, lié à la gestion administrative et financière de projets de développement.
L’anglais et le Français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise du Français, de l’arabe et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est requise.
Expérience professionnelle dans le travail dans des projets de coopération, avec des acteurs institutionnels, de préférence dans le domaine du développement durable.
Une expérience professionnelle au sein d’une agence internationale au Maroc serait un atout.
Expérience dans l’organisation de réunions et d’événements.
Bonne connaissance des acteurs institutionnels aux niveaux national et local.
Maîtrise des outils informatiques, en particulier des logiciels Word, Excel et PowerPoint et d’Internet.
Lieu de travail
Rabat et région, Maroc
Date d'expiration
07 Mai
Niveau de poste
Confirmé / Expérimenté
Secteur d'activité
Services
Niveau d'étude (diplome)
Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
Nombre de postes
01
Type de contrat
CDI
Sous la supervision générale du chef de bureau, l’assistant/e administratif/ve et financier/e fournit un soutien aux équipes du projet ONU-Habitat pour atteindre les résultats escomptés, dans les délais, dans les limites des ressources disponibles et avec les normes de qualité requises.
Le/la titulaire de ce poste sera responsable des tâches suivantes :
ADMINISTRATION/APPROVISIONNEMENT/LOGISTIQUE
Préparer et gérer des lettres, des réunions et des rendez-vous,
Aider à l’élaboration de plans de travail annuels;
Tenir à jour les bases de données et les systèmes d’information nécessaires pour faciliter la préparation des budgets, des rapports financiers, des inventaires et développer le système d’information existant pour traiter les variables qui se produisent dans les opérations courantes du programme.
Appuyer la gestion des fournitures pour le matériel et les fournitures de bureau, la location de bureaux, le paiement des frais de services publics, du matériel et des véhicules conformément aux règles et règlements des Nations Unies en matière d’approvisionnement.
Participer au comité d’évaluation des soumissions pour s’assurer que la sélection de l’entrepreneur a été faite conformément aux règles et règlements d’approvisionnement.
Coordonner les questions logistiques telles que les actifs du programme, l’entretien des immeubles de bureaux, le mobilier et les fournitures, les services de transport, y compris le calendrier d’utilisation des véhicules, les rapports d’examen de la consommation d’essence, le kilométrage, les dossiers d’heures supplémentaires des conducteurs et les services d’entretien.
Superviser et soutenir les aspects logistiques et d’approvisionnement pour l’organisation d’ateliers et d’événements.
Coordonner et assurer le suivi avec les responsables des actifs en ce qui concerne l’inventaire physique annuel, la réparation des rapports, y compris l’analyse des coûts, et recommander le remplacement ou l’élimination de l’équipement et des fournitures.
Aider à la préparation de rapports mensuels, trimestriels et ad hoc pour refléter les progrès et les réalisations du Programme ONU-Habitat pour le Maroc au Bureau régional (ROAS) et à l’équipe de pays des Nations Unies.
Appuyer dans tous les volets liés à la communication ;
Créer et maintenir l’archivage électronique de tous les documents, présentations, etc. de l’Unité de soutien aux programmes.
Assurer la gestion de la sécurité avec le département UNDSS au Maroc.
RESSOURCES HUMAINES
Veiller au respect des procédures de l’ONU pour le recrutement et la prolongation des contrats du personnel national, des consultants nationaux et internationaux dans le cadre de divers types de contrats, y compris la préparation des mandats, le type de contrat, la classification du poste et le calcul de la rémunération conformément aux échelles salariales de l’ONU.
Aider à la mise en place et à la maintenance d’un système de gestion du personnel, vérifier tous les accords contractuels proposés en veillant à ce que les procédures administratives et les lignes directrices pour l’émission des contrats soient suivies. Tenir des registres de tous les accords contractuels et contrats émis pour surveiller la durée et les renouvellements et / ou résiliations requis.
Suivre l’annonce des postes vacants, la vérification et la vérification (pour l’exhaustivité) de tous les documents de recrutement nationaux et internationaux.
Assurer la liaison avec le PNUD et surveiller les contrats de tout le personnel local et veiller à ce que des mesures appropriées et opportunes soient prises pour le recrutement et le renouvellement des contrats, les salaires mensuels, les promotions, les augmentations de grade et les évaluations des résultats, les heures supplémentaires des chauffeurs, la délivrance des besoins du PNUD et d’autres ressources humaines pour le personnel.
Fournir de l’information, des conseils et des options au PMO pour régler les problèmes de ressources humaines rencontrés lors de la mise en œuvre du programme.
Traiter les obligations financières pour les prolongations de contrat de personnel et les recrutements à l’UMOJA et assurer la liaison avec le siège en conséquence pour émettre des contrats.
BUDGET ET FINANCE
Assister le chef de bureau dans la supervision de la situation financière des projets.
Participer à la préparation du budget-programme, aux révisions budgétaires et aux transactions financières de l’UMOJA. Préparer des engagements périodiques et des rapports de décaissement.
Examiner les rapports mensuels de l’ONUN sur les rapports? sur les paiements du PNUD pour vérifier leur exactitude par rapport au montant et au nombre de transactions financières.
Vérifier l’exactitude et traiter les paiements liés aux factures du PNUD. Et tenir des registres à cet égard.
Créez les nouveaux projets et sous-projets dans UMOJA.
Surveiller l’utilisation de la caisse enregistreuse conformément aux règles et règlements appliqués et s’assurer que les notes de frais sont exactes et soumises en temps opportun pour le réapprovisionnement.
Si nécessaire, préparer les demandes de financement du PNUD.
S’acquitter de toute autre tâche connexe requise dans le cadre de l’expertise du titulaire.
Competencies
Compétences fonctionnelles :
Connaissance du poste/expertise technique
Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, méthodes de travail et procédures clés liés au poste. Avoir une connaissance de base des politiques et des procédures organisationnelles liées au poste et les appliquer de manière cohérente dans les tâches de travail. Démontrer une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’appliquer dans les affectations de travail.
Niveau 1.2 : Collecte de données, conception et mise en œuvre de systèmes de gestion. Utilisation des informations/bases de données/autres systèmes de gestion. Orientation client
Niveau 1.3 : Maintien des relations efficaces avec les clients qui relèvent des clients internes et externes de manière opportune et appropriée. Organiser et hiérarchiser le calendrier de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients. Répondre rapidement aux besoins des clients.
Compétences de base :
Démontrer/protéger l’éthique et l’intégrité. Démontrer des connaissances en gestion. Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe.
Required Skills And Experience
Diplôme universitaire d’au moins BAC + 4 avec de préférence une formation en économie ou en gestion.
Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, lié à la gestion administrative et financière de projets de développement.
L’anglais et le Français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise du Français, de l’arabe et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est requise.
Expérience professionnelle dans le travail dans des projets de coopération, avec des acteurs institutionnels, de préférence dans le domaine du développement durable.
Une expérience professionnelle au sein d’une agence internationale au Maroc serait un atout.
Expérience dans l’organisation de réunions et d’événements.
Bonne connaissance des acteurs institutionnels aux niveaux national et local.
Maîtrise des outils informatiques, en particulier des logiciels Word, Excel et PowerPoint et d’Internet.
Lieu de travail
Rabat et région, Maroc
Date d'expiration
07 Mai
Niveau de poste
Confirmé / Expérimenté
Secteur d'activité
Services
Niveau d'étude (diplome)
Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
Nombre de postes
01
Type de contrat
CDI