Assistant(e) Formation Continue H/F
Présentation
L'Université Internationale de Rabat est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant bénéficiant d'une attractivité grandissante et d'une image de professionnalisme et de rigueur reconnue au niveau national et international.
Le collège Ingénierie et Architecture regroupe 3 écoles d'ingénieurs et une école d'architecture.
Dans le cadre de son développement, l'UIR et le collège Ingénierie & Architecture recrute pour son compte un(e) Assistant(e) de Formation continue. Le poste cité est destiné à assurer le développement de la direction de la formation continue.
Mission
L'assistant(e) Formation continue, travaillera à la formation continue du Collège Ingénierie & Architecture et sera amené(e) à assister le chargé de mission de la Formation continue dans l'ensemble de ses missions.
Activités principales :
Gérer la relation avec les participants
Apporter conseil et assistance aux candidats aux programmes de la FC (récupération des documents administratifs liés à l'inscription, orienter dans les salles, mettre en relation avec les responsables pédagogiques quand c'est nécessaire)
Être à l'écoute des participants en permanence
Préparer les supports, fiches de présence, fiches et questionnaires d'évaluation
Informer à temps et par tous les moyens possibles les participants de la planification, des changements d'emploi du temps et des absences des intervenants
Affecter les salles de formation
Alimenter la plateforme électronique en support de cours
Communiquer aux participants les supports, guides, mot de passe, codes et autres outils pédagogiques
Gérer la relation avec les intervenants :
Mettre à jour la base des informations administratives des intervenants
Suivre les emplois du temps avec les intervenants
Assurer les relations administratives avec les intervenants
Relancer les intervenants par téléphone / mail pour la réalisation hebdomadaire des formations
Relancer les intervenants pour les supports de formation
Gérer la relation avec le Directeur de la Formation Continue :
Administrer et récupérer les fiches de présence, d'évaluation, de suivi des PFE, de vacations et tous les documents de gestion administrative des formations continues
Mettre en règlement, suivre avec les services financiers les vacations du mois ; et gérer les réclamations en découlant
Organiser les soutenances.
Coordonner l'ensemble du suivi administratif, financier et de l'évaluation des sessions de formation continue
Participer à l'élaboration (proposer des KPI pour les tableaux de bord, remonter les informations terrain) et mettre à jour et faire évoluer les tableaux de bord pertinent au pilotage de la performance de la direction.
Activités associées :
Commercial & Communication
Etablir une banque de données des entreprises au Maroc ; et assurer sa mise à jour
Participer à l'élaboration de la campagne de communication digitale de la FC
Contribuer à l'élaboration du plan d'action commercial et marketing de la FC et participer à sa mise en oeuvre
Profil
Compétences linguistiques
Maitrise du français. L'anglais est un plus ;
Profil requis
Bac+2 min avec 2 ans d'expérience dans un poste similaire
Expérience en formation continue est un plus
Compétences principales
Savoir
Connaissance du pack Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher)
Connaissance de Microsoft Access et Power BI sont un plus
Savoir-faire
Avoir le sens d'accueil
Rédiger des notes, des synthèses et des rapports
Gérer une documentation
Utiliser l'outil informatique
Savoir-être
Sens de l'engagement et de la confidentialité
Capacité à travailler sous pression, à prioriser le travail et à respecter les délais
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