Chargé de l'organisation Administrative de la direction du développement H/F
Présentation
L'Université Internationale de Rabat est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant bénéficiant d'une attractivité grandissante et d'une image de professionnalisme et de rigueur reconnue au niveau national et international.
Dans le cadre de son développement, l'UIR, Collège Management recrute pour son compte Un(e) Chargé(e)de l'organisation Administrative de la direction du développement
Mission
Vous aurez pour mission de gérer tous les aspects administratifs liées à la direction du développement
A ce titre, vous serez chargé (e) de :
Gérer la relation avec les participants de la formation continue
Assurer toute la relation administrative avec les participants et les informer des possibilités d'aide au financement de la formation continue
Etre à l'écoute permanente des participants
Préparer les supports, fiches de présence, fiches et questionnaires d'évaluation
Informer à temps et par tous les moyens possibles les participants de la planification, des changements d'emploi du temps et des absences des intervenants
Assurer la réalisation et la reproduction des supports pédagogiques
Contrôler l'assiduité des participants
Affecter les salles de formation
Alimenter la plateforme électronique en support de cours
Communiquer aux participants les supports, guides, mot de passe, codes et autres outils pédagogiques
Informer à temps les participants sur le planning des soutenances
Gérer la relation avec les intervenants :
Maintenir la base des informations administrative des intervenants
Suivre les emplois du temps avec les intervenants
Assurer les relations administratives avec les intervenants
Relancer les intervenants par téléphonique/ mail pour la réalisation hebdomadaire des formations
Relancer les intervenants pour les supports de formation
Envoyer et récupérer les copies des PFE auprès des intervenants
Gérer la relation avec la coordinatrice, la responsable et la directrice de la Formation Continue
Saisir chaque semaine les absences des participants et envoyer le récapitulatif des absences à la fin du mois au responsable des études
Administrer et récupérer les fiches de présence, d'évaluation, de suivi des PFE, de vacations et tous les documents de gestion administrative des formation continues
Mettre en règlement, suivre avec les services financiers les vacations du mois et gérer les réclamations en découlant
Gérer les documents administratifs liés aux mémoires
Etablir un récapitulatif des mémoires par type de formation continue
Organiser les soutenances
Profil
De formation Bac + 4/5 avec une expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire et une bonne connaissance des mécanismes d'aide à la formation continue de type OFPPT.

Qualités
Organisation, Esprit d'équipe, Rigueur.
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