Chargé(e) Administratif(ve) H/F
Présentation
L'Université Internationale de Rabat est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant bénéficiant d'une attractivité grandissante et d'une image de professionnalisme et de rigueur reconnue au niveau national et international.
Dans le cadre de son développement, l'UIR recrute pour son compte Chargé(e) Administratif(ve)
Mission
Assurer les missions de gestion et d'assistanat administratif du Global Studies Center :
Assurer la coordination générale au sein du collège et des établissements ainsi que la communication avec le R&H, R&D et les pôles académiques en du collège.
Gérer l'agenda de la direction du Global Studies Center.
Assurer la programmation du calendrier des événements du Global Studies Center.
Assurer la logistique des événements organisés par le Global Studies Center (gestion des salles, capture d'image, réservation d'hôtels, billets d'avion, pause-café, supports de communication, déplacements des invités ...)
Assurer l'organisation et le suivi des missions et des activités des doctorants, chercheurs et invités.
Etablir les diverses attestations demandées par les doctorants et les participants aux évènements.
Assurer la gestion et le suivi administratif en lien avec les divers fournisseurs.
Concevoir des outils de suivi et tableaux de bord.
Participer à l'élaboration du budget du Global Studies Center et en assurer le suivi.
Préparer les dossiers des stagiaires et doctorants du Global Studies Center et assurer le suivi administratif auprès des RH et DAF.
Mise à jour des listes diverses du personnel du Global Studies Center.
Accueil front office, téléphonique et électronique des enseignants chercheurs, doctorants et stagiaires du Global Studies Center.
Suivi des heures réalisées par les doctorants au sein des engagements académiques et de l'École doctorale.
Coordonner avec la communication et la DSI à l'alimentation et la gestion du site web du Global Studies Center.
Garantir l'organisation et le classement d'archivage des documents du Global Studies Center.
Assurer le secrétariat général du Global Studies Center.
Participer au bilan budgétaire de fin d'année et à la proposition du budget de l'année suivante.
Participer à l'alimentation du rapport annuel du Global Studies Center.
Profil
Bac+5 en Management et/ou Gestion des Entreprises ou diplôme équivalent avec au minimum de 5 ans d'expérience dans un secteur similaire (Université, Etablissement de recherche, Etablissement d'enseignement supérieur, ...)
Compétences et savoirs :
Aptitude à exercer des responsabilités et à gérer les imprévus
Maitrise des programmes et outils informatiques pour la bureautique
Autonomie dans la réalisation des activités confiées et gestion des priorités
Savoir trouver l'information si nécessaire et la partager
Sens des relations humaines
Réactivité
Confidentialité
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